Panebianco (Trenord): Compliance integrata e formazione attiva

Tra le complessità normative e le sfide del business, la compliance si configura come punto di riferimento strategico per tutelare l’integrità aziendale in un contesto in continua evoluzione. La compliance in Trenord, dunque, diventa parte integrante della struttura aziendale, assumendo il ruolo non solo di garante della conformità normativa, ma anche di alleato strategico nel perseguire standard etici e sostenibili. È di quanto ha discusso compliancedesign.it con Federica Panebianco, Responsabile della Funzione Compliance 231 e Anticorruzione di Trenord, società che opera nel settore del trasporto ferroviario passeggeri nella regione Lombardia, gestendo una rete estesa di oltre 2mila chilometri che collega 460 stazioni.

La sinergia continua e i flussi informativi periodici tra le Funzioni di Internal Audit, Compliance e Risk Management, sono fondamentali per affrontare in modo integrato e con una metodologia comune tutti i rischi a cui la società è esposta

In Trenord la funzione compliance 231 e anticorruzione è inserita all’interno della direzione Internal Audit, Compliance e Risk Management sotto la supervisione di Romain Cuntz, che riporta direttamente alla Presidente del CdA, garantendo così un adeguato livello di indipendenza. “La sinergia continua e i flussi informativi periodici tra le Funzioni di Internal Audit, Compliance e Risk Management, sono fondamentali per affrontare in modo integrato e con una metodologia comune tutti i rischi a cui la società è esposta”, spiega Panebianco.

La compliance, infatti, “si occupa dei rischi di non-conformità attraverso la creazione e l’implementazione di politiche, procedure e presidi di controlli specifici”. Tuttavia, i rischi di non-compliance “costituiscono solo una parte del panorama complessivo dei rischi aziendali”, che comprendono anche, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelli finanziari, di continuità aziendale nonché rischi emergenti quali pandemie, quelli in ambito ESG e cyber.

Federica Panebianco

È imperativo, quindi, evitare le potenziali conseguenze negative di eventuali non-conformità o violazioni, “considerando il danno reputazionale come uno dei principali rischi”.

Lo sviluppo di una cultura della compliance

“Al momento del mio ingresso in Trenord, mi sono fortemente impegnata per diffondere ulteriormente la cultura della compliance non come mero adempimento normativo ma come promotore di una cultura aziendale improntata all’etica e all’integrità attraverso la comunicazione interna, la formazione e il quotidiano supporto alle funzioni aziendali”.

Una compliance, quindi, che contribuisca a identificare opportunità di miglioramento dei processi interni, ottimizzare gli stessi e a garantire che la società operi in modo efficiente, etico e sostenibile. Nel perseguire questo obiettivo, “il mio intento è stato quello di pormi come punto di riferimento, sensibilizzando i responsabili delle funzioni a rischio 231 e corruzione nonché l’intera popolazione aziendale sulla possibilità di rivolgersi a me per consulenza e supporto”.

“Importante sottolineare, inoltre, il fondamentale impegno del Top Management di Trenord, in primo luogo del Consiglio di Amministrazione, nel rafforzamento di una cultura della compliance “attraverso il quotidiano supporto alla mia funzione e il reporting periodico sullo stato di avanzamento delle attività da parte mia”. Lo sviluppo di una cultura aziendale della compliance volta ad orientare i comportamenti della società e delle sue persone verso principi etici, di integrità e trasparenza passa in primo luogo attraverso programmi di formazione e sensibilizzazione.

“Durante le attività di formazione e sensibilizzazione, infatti, sottolineo sempre che un approccio di questo tipo non solo garantisce la tutela dei dipendenti di Trenord, ma contribuisce anche a creare un vantaggio reputazionale per l’intera azienda”. La formazione, pertanto, assume un ruolo strategico che non si limita al Top e Middle management, ma coinvolge l’intera popolazione aziendale. “Non è sufficiente la mera conformità normativa, bensì un programma di compliance deve anche essere efficacemente implementato e comunicato a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale”. Fondamentale, a questi fini, anche il ruolo dell’Organismo di Vigilanza di Trenord, molto attento alle iniziative di formazione e sensibilizzazione.

Non è sufficiente la mera conformità normativa, bensì un programma di compliance deve anche essere efficacemente implementato e comunicato a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale

L’approccio alla compliance è “custom-made”

Esiste un comune denominatore nel campo della compliance che trascende le diverse industries, richiedendo competenze tecniche trasversali. Il professionista della compliance deve, quindi, adottare un approccio flessibile all’interno del perimetro normativo o regolamentare. 

“È essenziale, infatti, adattare i requisiti normativi alle effettive caratteristiche e peculiarità del business o servizio svolto”. L’approccio “custom-made” è, quindi, fondamentale nonché strategico, “poiché una rigida applicazione della norma potrebbe far percepire la compliance come un ostacolo anziché partner strategico che supporta attivamente il business nella tutela della reputazione aziendale e nell’orientamento verso i più elevati standard di etica, integrità, trasparenza e sostenibilità”. Attraverso attività quali il risk assessment e la due diligence reputazionale, “la compliance offre anche l’opportunità di migliorare l’efficienza dei processi aziendali”. In questo senso, la compliance può essere percepita “non solo come una funzione di controllo di secondo livello bensì come un alleato e a cui rivolgersi per consulenza e supporto”.

Lo sviluppo di una cultura aziendale della compliance volta ad orientare i comportamenti della società e delle sue persone verso principi etici, di integrità e trasparenza passa in primo luogo attraverso programmi di formazione e sensibilizzazione.

La compliance a sostegno dei pilastri ESG

Sempre di più nel contesto attuale, anche il legame tra compliance e aspetti ESG riveste un ruolo strategico. La funzione compliance ha, infatti, competenze specifiche per monitorare costantemente le prescrizioni in ambito ESG, promuovere l’adeguamento dell’organizzazione alle prescrizioni normative e agli standard ESG nonché per assistere l’azienda nell’adozione di modelli organizzativi e di governance che siano funzionali in termini di sostenibilità. “Ciò tiene conto delle esigenze degli investitori, del mercato e, nel caso specifico di Trenord, dei clienti che utilizzano il servizio di trasporto pubblico ferroviario”.

Nell’attuale contesto normativo, è in primo luogo fondamentale stabilire una governance della sostenibilità chiara, “attribuendo responsabilità specifiche a funzioni quali il Risk Management, la Compliance o attraverso l’istituzione di un Comitato dedicato”. La Compliance, infatti, indipendentemente dalle specifiche responsabilità in ambito ESG, “deve essere sempre coinvolta nella revisione di policy e procedure aziendali, nella strutturazione della governance e nello svolgimento di due diligence che includono anche aspetti ESG, come nel caso di Trenord”.

Questo approccio integrato tra Compliance e ESG contribuisce a promuovere la sostenibilità aziendale attraverso una governance chiara, coesa e orientata alle migliori best practices […] continua a leggere People in Compliance#29