Ottimizzare la gestione delle deleghe: l’integrazione tra compliance e corporate

La crescente complessità normativa e l’evoluzione delle pratiche di governance aziendale hanno portato molte organizzazioni a rivedere le proprie strutture interne per garantire maggiore efficienza e conformità. In questo contesto, Adecco, agenzia multinazionale di selezione del personale, ha scelto di creare una funzione di Compliance e Corporate Department. Questa fusione permette di gestire in modo più centralizzato le deleghe e le responsabilità all’interno dell’azienda, assicurando che la conformità normativa venga monitorata in modo continuo e che il processo decisionale sia coerente con gli standard interni.

compliancedesign.it ha incontrato Debora Colombo, Director Compliance & Corporate Department di Adecco, per delineare una ricostruzione dell’evoluzione della compliance nell’azienda.

“Il Corporate Department si occupa di supervisionare le deleghe societarie e la gestione delle procure, un’attività fondamentale per un gruppo delle dimensioni di Adecco. Gestiamo più di mille procuratori all’interno dell’azienda, e ogni procura deve essere coerente con la struttura dei poteri e delle responsabilità”, spiega Colombo.” Nella gestione delle deleghe societarie, applichiamo gli stessi principi di segregazione dei poteri e controllo incrociato che utilizziamo nella compliance. Questo assicura che i processi aziendali siano non solo conformi alle leggi, ma anche efficienti e ben gestiti.”

L’etica e l’integrità sono due valori fondamentali che devono essere condivisi da tutti i dipendenti, dal management fino all’ultimo neoassunto. Per questo motivo, la formazione è continua e coinvolge tutte le aree aziendali

Debora Colombo

Il percorso della compliance di Adecco è iniziato nel 2018, quando la nostra sede corporate a Zurigo ha deciso di istituire un dipartimento di Compliance autonomo”, spiega Colombo. “Fino a quel momento, i controlli di conformità venivano gestiti dall’Internal Audit, ma con l’espansione delle nostre attività e la crescente complessità delle normative internazionali, era necessario creare una struttura dedicata.”

In Italia, il dipartimento ha preso forma nel 2019, quando Colombo ha ricevuto il compito di costruirlo da zero. “Quando ho iniziato, mi sono trovata davanti una sfida: le guideline corporate erano necessariamente generali, poiché dovevano essere applicabili a diverse giurisdizioni e normative locali. Il nostro compito è stato quello di tradurre queste linee guida in procedure concrete, che potessero essere utilizzate efficacemente nel contesto italiano. “Il gruppo Adecco offre una vasta gamma di servizi, e ognuno di essi ha esposizioni a rischi diversi. “Il mio team ed io abbiamo lavorato per identificare i potenziali gap di processo e le vulnerabilità, e successivamente abbiamo sviluppato azioni di mitigazione personalizzate.”

Non è sufficiente identificare i rischi e implementare controlli. È fondamentale che le persone capiscano l’importanza della compliance e la integrino nelle loro attività quotidiane10:47 18/10/2024

Una delle sfide principali nel costruire un dipartimento di compliance è stata quella di garantire che le procedure non fossero solo teoriche, ma effettivamente fruibili dai colleghi. “Non è sufficiente identificare i rischi e implementare controlli. È fondamentale che le persone capiscano l’importanza della compliance e la integrino nelle loro attività quotidiane. Per farlo, abbiamo sviluppato una serie di strumenti pratici, come newsletter mensili, infografiche e pillole di compliance, per mantenere alta la consapevolezza su questi temi.”

Formazione continua e integrazione della compliance
Colombo sottolinea anche l’importanza della formazione continua. “Abbiamo creato un programma strutturato di formazione interna, che include sessioni in presenza e online. Organizziamo anche role play e casi di studio basati su situazioni reali, per aiutare i dipendenti a comprendere come la compliance si applica al loro lavoro quotidiano. Non si tratta solo di prevenire sanzioni legali, ma di far sì che la compliance diventi parte della cultura aziendale.”

Nel corso degli anni, il dipartimento di compliance di Adecco è cresciuto, diventando un punto di riferimento centrale per l’azienda. “Oggi, il dipartimento non è più solo una funzione di controllo. Siamo un vero e proprio business partner, coinvolti attivamente nei processi decisionali. Partecipiamo ai meeting dei manager e lavoriamo a stretto contatto con i dipartimenti di Internal Audit, HR, Salute e Sicurezza, e Sistemi di gestione.”

Il ruolo della compliance nella gestione del rischio reputazionale
Uno degli aspetti più critici per Adecco è la gestione del rischio reputazionale. “Per un’azienda come la nostra, che opera nel settore delle risorse umane, la reputazione è tutto.” La società è autorizzata dal Ministero del Lavoro a operare come agenzia per il lavoro, il che significa che “abbiamo una grande responsabilità non solo verso i nostri clienti, ma anche verso i nostri candidati.”

Per mitigare questo rischio, Adecco ha implementato una serie di misure preventive. “Abbiamo creato un sistema di controlli interni molto rigoroso, basato su una valutazione periodica dei rischi e una stretta collaborazione con il dipartimento Internal Audit. Ma oltre a questo, abbiamo fatto un lavoro culturale all’interno dell’azienda: l’etica e l’integrità sono due valori fondamentali che devono essere condivisi da tutti i dipendenti, dal management fino all’ultimo neoassunto. Per questo motivo, la formazione è continua e coinvolge tutte le aree aziendali.”

Non possiamo dimenticare che anche le nuove tecnologie presentano delle sfide, soprattutto in termini di veridicità delle fonti e di affidabilità. È per questo che stiamo lavorando per garantire che l’uso dell’intelligenza artificiale sia sempre accompagnato da una solida governance e che i dati siano gestiti in modo responsabile

Compliance by Design e l’importanza della tecnologia
Uno degli aspetti che Colombo considera indispensabili per il futuro della compliance è l’integrazione della tecnologia nei processi aziendali. “Guardiamo con grande interesse all’evoluzione delle nuove tecnologie e al loro potenziale nel migliorare la nostra capacità di gestione dei rischi”, afferma Colombo. “In particolare, stiamo esplorando l’uso dell’intelligenza artificiale (AI) per potenziare la nostra attività di compliance. L’AI potrebbe aiutarci a monitorare più efficacemente i dati, identificare in modo proattivo le aree di rischio e migliorare la gestione delle informazioni, rendendo i nostri processi più agili e reattivi.”

Tuttavia, Colombo è consapevole dei rischi associati alla tecnologia stessa. “Non possiamo dimenticare che anche le nuove tecnologie presentano delle sfide, soprattutto in termini di veridicità delle fonti e di affidabilità. È per questo che stiamo lavorando per garantire che l’uso dell’intelligenza artificiale sia sempre accompagnato da una solida governance e che i dati siano gestiti in modo responsabile.”
Questo approccio, noto come Compliance by Design, mira a integrare la compliance nei processi aziendali fin dalle prime fasi, rendendola parte integrante del ciclo di vita del business. “Il nostro obiettivo è costruire un ambiente in cui la compliance sia sempre presente, ma in modo fluido, senza rallentare le operazioni. La tecnologia può essere un grande alleato in questo, ma deve essere utilizzata con attenzione.”

È fondamentale che i dipendenti continuino a ricevere formazione e supporto, in modo da rimanere aggiornati sulle nuove normative e capaci di gestire situazioni complesse. La vera forza della compliance risiede nelle persone che la mettono in pratica

Un futuro di sfide e opportunità
Guardando al futuro, Colombo vede la compliance evolversi verso un approccio sempre più multidisciplinare. “La compliance deve integrarsi con tutti gli altri aspetti del business: dalla sostenibilità alla gestione dei dati, dalla salute e sicurezza alla governance. Non può più essere vista come una funzione isolata, ma come parte integrante del funzionamento aziendale.”

Una delle principali sfide sarà gestire l’impatto delle nuove tecnologie, che cambieranno il modo in cui le aziende operano, ma anche i rischi legati alla gestione delle informazioni. “L’intelligenza artificiale e le tecnologie emergenti stanno già trasformando molti processi, e la compliance dovrà evolversi di conseguenza. La sfida sarà bilanciare l’uso della tecnologia con l’importanza della componente umana.”

Colombo sottolinea che investire nelle persone resterà una priorità. “Anche se la tecnologia può supportare molti aspetti del nostro lavoro, la competenza umana è insostituibile. È fondamentale che i dipendenti continuino a ricevere formazione e supporto, in modo da rimanere aggiornati sulle nuove normative e capaci di gestire situazioni complesse. La vera forza della compliance risiede nelle persone che la mettono in pratica.”