Il principio del Comply or Explain nasce per bilanciare rigore e flessibilità nella governance aziendale. In teoria, le aziende dovrebbero seguire una regola (comply) oppure, se necessario, fornire una spiegazione chiara e documentata per giustificare una deviazione (explain). Tuttavia, nella pratica, si osserva spesso una dinamica opposta: invece di gestire le eccezioni attraverso un explain trasparente, si costruiscono nuove procedure per normare un singolo caso particolare.
L’obiettivo delle regole aziendali dovrebbe essere quello di fornire criteri chiari e applicabili in modo oggettivo. Eppure, in molte organizzazioni, specialmente quelle in cui il potere è concentrato, si tende a evitare il Comply or Explain nella sua funzione originaria. Piuttosto che spiegare un’eccezione in modo trasparente, si preferisce codificarla in una nuova regola, che però nasce già con un difetto: non è pensata per la generalità dei casi, ma solo per giustificare una singola situazione. Questa prassi genera un effetto perverso, in cui le regole si moltiplicano senza una reale necessità, creando rigidità e incoerenze nel sistema.
In un’azienda con una governance sana, le regole devono servire a garantire stabilità e chiarezza, mentre le eccezioni dovrebbero essere gestite con un explain verificabile, senza bisogno di nuove norme. Quando, invece, si scrivono procedure ad hoc per ogni eccezione, il risultato è un sovraccarico normativo che porta a un’applicazione delle regole sempre più arbitraria. Il comply, a quel punto, diventa inevitabile anche per casi in cui non sarebbe stato necessario, perché le regole create per una singola eccezione finiscono per vincolare l’intero sistema.
Quando la compliance viene interpretata in modo distorto, rischia di perdere la sua funzione originaria trasformandosi in uno strumento di gestione discrezionale. In questi casi, le regole, anziché essere applicate in modo equo e coerente, possono diventare strumenti di supporto a decisioni già prese, influenzandone l’applicazione in modo soggettivo. Questo approccio può indebolire il principio di Comply or Explain, riducendone l’efficacia nel garantire accountability e chiarezza nei processi decisionali.
Per evitare queste derive, è fondamentale garantire alla compliance la giusta dignità organizzativa e una reale indipendenza dalle funzioni operative. Solo un presidio autonomo può assicurare che le regole siano applicate in modo equo, eliminando conflitti di interesse che portano a un uso distorto delle normative.
La compliance non dovrebbe riflettere dinamiche aziendali sbilanciate, ma agire come un garante di un sistema equo e trasparente, capace di tutelare gli interessi di tutti.
Restituendole indipendenza e autorevolezza, si può finalmente tornare a una governance basata su principi chiari, dove le regole servono a proteggere l’integrità aziendale e non a giustificare decisioni arbitrarie.