L’importanza delle emozioni nella creazione di una cultura della compliance

In un contesto dove la compliance aziendale è spesso sinonimo di burocrazia e adempimenti legali, è possibile creare una strategia che valorizzi i “canali emozionali” come strumento chiave per una gestione più efficace della compliance. L’approccio tradizionale che si concentra esclusivamente sulla conformità normativa si evolve quindi verso una dimensione più umana e interpersonale.

È quanto indica Giammarco Grammatica, General Counsel di DentalPro, che ha incontrato compliancedesign.it per condividere la sua esperienza nel più grande gruppo di cure dentali in Italia, con oltre 270 centri dentistici e un’organizzazione che conta più di 2 mila dipendenti.

Il mantra è che in generale più si condividono le informazioni più si riducono i rischi. Questo approccio consente di distribuire le responsabilità e gestire le aree critiche in maniera maggiormente efficiente

Quando Grammatica è entrato in DentalPro, ha puntato sul deciso incremento della compliance integrata, un approccio che unisce, fra le varie, la normativa 231, la privacy e la sicurezza sul lavoro, ESG, in un’unica strategia coesa. “In generale, una compliance non adeguatamente integrata presenta limiti significativi”, sottolinea Grammatica. “Se si conosce approfonditamente la normativa sulla privacy ma non si ha familiarità con la normativa 231 o la sicurezza sul lavoro, ecc., si rischia di perdere elementi significativi”.

La visione integrata ha portato all’assunzione diretta ed indiretta di supervisione in vari ambiti da parte del General Counsel. “Delego e coordino le specifiche attività, ma mantengo una visione d’insieme, anche in virtù del fatto che la sicurezza sul lavoro richiama il modello organizzativo dei reati di lesione già solo colposa”. È necessario, quindi, adottare un approccio interdisciplinare, assumendo responsabilità anche al di fuori delle aree assegnate, per ridurre i rischi e garantire una gestione informata e condivisa. “Il mantra è che in generale più si condividono le informazioni (flussi informativi in entrata ed in uscita), più si riducono i rischi. Questo approccio consente di distribuire le responsabilità e gestire le aree critiche in maniera maggiormente efficiente”.

Una componente essenziale della compliance integrata è la comunicazione efficace tra gli organi societari. DentalPro organizza almeno due riunioni annuali tra l’Organismo di Vigilanza (ODV) e i sindaci, oltre a riunioni con il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) ed incontri periodici con i diretti responsabili di sicurezza sul lavoro e ESG. In seno agli ODV della controllante e controllate di cui Grammatica è membro, si tengono riunioni trimestrali, oltre a continui contatti secondo le necessità.

Giammarco Grammatica

La sfida della protezione dei dati sanitari
Un tema prioritario aziendale è legato allo specifico business (tutela dei dati sanitari), la cui gestione è regolata in particolare da rilevanti presidi nella sicurezza informatica e nel trattamento dati. Oltre alla tutela legale, è fondamentale implementare misure tecnologiche avanzate per garantire la conservazione e la protezione di questi dati. “Ogni azienda è costantemente esposta al rischio di attacchi informatici: i dati non sono solo essenziali per la gestione dei pazienti, ma anche per il nostro impegno a mantenere una buona reputazione aziendale”.

Le misure comprendono, oltre all’infrastruttura tecnologica, protocolli interni chiari e dettagliati, che vengono comunicati e rispettati in tutte le cliniche. “Per garantire che queste regole siano comprese e rispettate, vengono inviati aggiornamenti informativi e fornita formazione ai dipendenti. Questo include anche corsi specifici per diverse categorie di personale, in cui viene spiegata l’importanza di rispettare le regole, i benefici per l’azienda e le sanzioni previste in caso di non conformità”.

La creazione di una cultura
La formazione non solo educa i dipendenti sui protocolli di sicurezza, ma chiarisce dettagli complessi in modo accessibile, rendendo la compliance più comprensibile e rilevante. Tuttavia, è fondamentale passare dal mero rispetto delle regole alla creazione di una vera cultura aziendale. “Le abitudini si acquisiscono nel tempo e le regole troppo rigide non bastano a creare una cultura, che non si fonda solo sulla formazione, ma anche sul buon esempio”. È essenziale quindi che anche le prime linee siano formate e sensibilizzate affinché possano interiorizzare e far proprie le regole, non solo per obbligo, ma perché le sentono parte integrante del loro operato. Questo buon esempio, trasmesso al resto delle rispettive divisioni, diffonde la cultura in un effetto domino.

Quando si crea una chimica tra le persone, le conversazioni diventano più produttive e i flussi informativi più naturali. Se una conversazione non lascia una sensazione di piacevolezza, anche l’informazione più intelligente può non essere recepita adeguatamente.

La comunicazione efficace non riguarda solo i flussi informativi strutturati, ma anche la capacità di instaurare rapporti positivi e piacevoli con colleghi di diverse divisioni. Attivare canali emozionali e costruire rapporti basati sulla comprensione reciproca non solo facilita la comunicazione, ma rappresenta uno strumento per il successo della compliance aziendale. “Quando si crea una chimica tra le persone, le conversazioni diventano più produttive e i flussi informativi più naturali. Se una conversazione non lascia una sensazione di piacevolezza, anche l’informazione più intelligente può non essere recepita adeguatamente. Al contrario, una comunicazione piacevole, supportata dalla capacità di capire l’altro e dalla sintonia, rende qualsiasi argomento, anche il più complesso, più facile da affrontare e comprendere. Questo miglioramento nelle relazioni e nei flussi di comunicazione è essenziale per il successo” […] continua a leggere People in Compliance#37