Nel dibattito sulla compliance si parla spesso di Modello 231, Organismi di Vigilanza, qualificazione dei fornitori, whistleblowing e sistemi di controllo. Più raramente ci si sofferma su un aspetto altrettanto rilevante: il rapporto tra questi strumenti e la loro efficacia, che non dipende soltanto dalla qualità dei singoli presìdi, ma dalla capacità dell’organizzazione di farli dialogare all’interno di un disegno coerente.

È da questa considerazione che nasce il Progetto Improve di GLS Italy, avviato su impulso dell’AD Guido Pietro Bertolone (in foto a sx) e sviluppato con il supporto dello Studio Legale Vulcano. ComplianceDesign.it ne ha parlato con Marcella Vulcano (in foto al centro), Founder dello Studio Legale Vulcano, Marco Albertini (in foto a dx), Chief Compliance Officer di GLS Italy, e lo stesso Bertolone.

Il percorso ha preso avvio da un assessment indipendente volto a verificare la coerenza tra il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, l’assetto organizzativo, il sistema delle deleghe e dei poteri, i flussi informativi e le caratteristiche operative del business. Da questa analisi è nato un action plan che non si è limitato ad aggiornare singoli strumenti di compliance, ma ha perseguito un obiettivo più ambizioso: integrare governance, organizzazione e controllo all’interno di un disegno unitario.

In questa impostazione il Modello 231 ha assunto un ruolo chiave, diventando il punto di raccordo tra responsabilità organizzative, processi decisionali, sistema dei poteri e gestione dei rischi. Da questa architettura è poi discesa la revisione dell’organizzazione, il rafforzamento dei flussi informativi, il rinnovo degli OdV e il nuovo approccio alla gestione dei fornitori.

Il coinvolgimento delle funzioni aziendali ha rappresentato uno degli elementi centrali del percorso. «L’efficacia di un progetto di governance non dipende solo dalla qualità delle regole, ma dalla capacità dell’organizzazione di farle vivere», osserva Bertolone, che aggiunge: «Con il Progetto Improve abbiamo voluto rafforzare l’engagement delle funzioni aziendali, rendendole parte attiva di un percorso comune di responsabilità, controllo e crescita sostenibile».

L’aggiornamento del Modello si fonda su una revisione complessiva della mappatura dei rischi, accompagnata da una riorganizzazione della Parte Speciale secondo una logica per processi a rischio reato, che supera la precedente impostazione per famiglie di reato. «Un cambio di metodo che consente di ancorare la prevenzione ai processi operativi nei quali il rischio può concretamente manifestarsi, rendendo il Modello più leggibile e immediatamente fruibile per le funzioni chiamate quotidianamente ad applicarlo», sottolinea Albertini.

Particolare attenzione è stata dedicata al framework di controllo dei fornitori, soprattutto con riferimento alle attività labour intensive. L’obiettivo non è stato semplicemente rendere più rigorosa la fase di qualifica delle controparti, ma costruire un sistema capace di accompagnarne il monitoraggio nel tempo secondo una logica risk based. Il Supplier Risk Rating Model, insieme alle nuove procedure di accreditamento, alle linee guida operative e al Comitato di Controllo, si inserisce in questa visione: trasformare la verifica del fornitore da adempimento iniziale a processo continuativo, fondato su criteri oggettivi, responsabilità definite e decisioni tracciabili.

«Ne emerge un disegno nel quale compliance e business non procedono su binari paralleli, ma si rafforzano reciprocamente. La prevenzione non viene affidata alla sola introduzione di nuovi controlli, bensì alla progettazione di un’organizzazione nella quale governance, processi, ruoli e flussi informativi risultano coerenti tra loro», spiega Vulcano.

Il percorso avviato da GLS Italy offre uno spunto di riflessione che va oltre il caso aziendale. In un contesto caratterizzato da filiere sempre più complesse e da responsabilità crescenti, la capacità di mettere in relazione governance, organizzazione e sistemi di controllo rappresenta una delle principali sfide per le imprese chiamate a coniugare efficacia operativa, prevenzione del rischio e affidabilità dei processi.

La revisione dell’assetto organizzativo

Parallelamente è stata realizzata la separazione tra le funzioni Legal e Compliance. La responsabilità della funzione Legal resta affidata a Daniela Lanticina, mentre la nuova funzione Compliance, autonoma, è stata assegnata a Marco Albertini, rafforzando così il presidio di secondo livello e distinguendo con maggiore chiarezza l’attività legale da quella di controllo e monitoraggio. Il percorso comprende inoltre il rafforzamento della funzione Human Resources, affidata a Sonia Malaspina, e l’ingresso del nuovo Chief Operating Officer Luca Borgonovo, con l’obiettivo di favorire una maggiore integrazione tra attività operative, organizzazione e gestione del rischio.

Il rinnovo degli Organismi di Vigilanza

Il Progetto Improve ha previsto anche il rinnovo degli Organismi di Vigilanza delle società del Gruppo, con l’obiettivo di consolidarne autonomia, indipendenza e capacità di interlocuzione con gli organi sociali e le funzioni aziendali. Per GLS Italy il nuovo Organismo di Vigilanza è composto da Andrea Milani (Presidente), Salvatore Sodano e Luigi Bricocoli. Per GLSE l’Organismo di Vigilanza è composto da Iole Anna Savini (Presidente), Enrico Di Fiorino e Ascensionato Raffaello Carnà. Per GESC l’incarico è stato affidato a Stefania Di Buccio.

Il rinnovo degli OdV si accompagna alla revisione dei flussi informativi e dei meccanismi di reporting, con l’obiettivo di rendere il sistema di vigilanza più strutturato, tempestivo e coerente con l’evoluzione organizzativa del Gruppo.